提升職場競爭力的六大準則 ＠ 打造極限生產力 Robert Pozen

 

這一篇，是我最近除了天災人禍新聞以外唯一比較有記憶的一篇文章，其中內容，沒有華麗的長篇大論，倒是有幾項十分深刻的人生工作體驗 ......

因此，我得花點時間做個筆記，希望可以藉此讓我得到別人成功的人生經驗以外，也可以分享給大家。^^

此篇文章作者羅伯.博任 (Robert C.Pozen) 針對個人生產力這部分，整理出提升職場競爭力的六項準則，可供大家參考，以下是我擷取書中部分的重點內容：

1. 了解你的比較優勢：

作者認為，在分配業務的時候，不要只著重在你最拿手的事情，而要先觀察事態的情況，衡量自己如何可以發揮最大用處，才比較有可能成功。

舉個例子來看，身為一位主管，他可能很擅長處理營運報表，也很擅長製作簡報或是業務拓展，但他需不需要每件事都事必躬親呢？還是可以在適度的範圍內，把工作分派給適當的助理呢？

到底甚麼樣的工作分派法則，可以讓這位主管維持高生產力呢？我想，每一位主管都不同，大家可以根據自身的實際狀況做出適切處理。

我相信，只要你身邊有可信賴的工作夥伴，工作如何分配都不會是問題，對嗎？


2. 重視你所創造的結果，而不是投入的時間：

作者認為，一個人的成就應該是根據你所創造的結果來衡量，而不是根據你工作的時數。這一觀點，可能較適用於美式領導的公司，而台式公司可能會需要從你的工作時數中看出你的工作向心力。

而如果你真重視你所創造的結果，而不是投入的時間，你就比較有可能進一步平衡工作與家庭。而我相信許多上班族都是有家庭要顧的，所以，如果你真把重心放在結果，那提升工作效率就有可能實際幫助到你。


3. 先思考，再讀寫：

許多成功主管都有寫報告或是「寫專欄」的實際需要，因此，除了需要大量閱讀資料以外，如何把消化過後的「資料」轉化為筆下的「資訊」，就變得相當重要。

作者認為，在「寫作前嚴謹地思考」是提高寫作效率的關鍵因素。換言之，你可以在擬好大綱的同時，就可先試著寫出結論的大略，以便讓你想清楚立論方向是否恰當。

不瞞大家，這一點「先思考，再讀寫」對我來說，其實也是一個非常重要的寫作經驗。我往往在下標題的同時，也要躊躇構思好幾天的時間，除了要想「梗」以外，整個立論架構也要思考再三，想想哪些要，哪些不要。


4. 備妥計畫，但隨時準備更改：

大部份的主管或業務主管，每天的行事曆可能都會排得滿滿的，其中可能會包括演講、業務拜訪、開會等事項。作者建議，每天盡可能得保留一個小時的空檔，讓你可以回應可能的突發狀況。

此外，如果你今天有要對某個團體發表談話，你可能已經擬好四、五個重點，但是，你也可以根據當時的情況做出談論項目的刪減，或是適時的加個笑話也 OK 囉！

我個人覺得，「備妥計畫，但隨時準備更改」的真正用意，不是在讓你可以隨意取消某個會議或是演講，而是希望主管在訪談或演講時，可以讓內容保有彈性的空間，讓訪談效果或是與台下互動可以更好。


5. 讓員工擁有自己的空間：

作者認為，應該給部屬有提供意見的空間，讓大家可以在集思廣益的情況下，提出更好的替代方案。

這部分，我個人覺得立意良好，但太過理想，因此我建議，主事者應要提出某種鼓勵的方式，讓大家願意踴躍的提出自我看法，進而協助某專案更順利被推動，而不是只有「給部屬提供意見的空間」。

此外，作者也提到，當一般會議結束時，他會問三個問題：第一、我們現在需要做甚麼？第二、誰是負責人？第三、何時開始動工？透過如此的三個問題，讓與會者達成某種的共識，並希望負責人開始自訂時間表，自行掌握專案進度。將來，作者 (主管) 就只要與該專案負責人進行溝通即可。

最後，當您應用這項原則時，你也應該做好容忍犯錯的心理準備，在某一限度內，容忍員工判斷錯誤所帶來的損失，就如同作者最愛的一句話「讓我們犯以前沒犯過的錯誤」。


6. 一切從簡：

這個原則，其實沒有限定在工作上或是生活上。你可以用在飲食的清淡上，也可以用在會議的高效節奏上，都是可以的範圍。

作者建議，很多事情都可以簡化，但是運動、飲食、睡眠則不可以被簡化。運動往往要持之以恆，即使在出差的時刻，你也不能放棄。飲食習慣也必須遵守紀律，維持體態是人生很重要的課題。睡眠的部分，作者建議每晚至少要睡足七八個小時，可以增加你的工作生產力。


以上六點，是作者羅伯.博任 (Robert C.Pozen) 針對個人生產力這部分，整理出提升職場生產力的六項準則，可供大家參考。雖然內容未能盡善盡美，但我相信以上六點項目對許多人來說，還是會有些許的助益。


在努力提升競爭力的同時，我們是否該適時地停下腳步，看看我們確實需要的是什麼？不需要的又是什麼？


Derek